Das Schlagwort des „papierlosen Büros“ geistert schon seit einigen Jahren durch die Unternehmen. Doch noch immer ist es für viele nicht mehr als das – eine wirkliche Vorstellung vom papierlosen Büro haben die wenigsten.
Dabei könnte gerade darin die Zukunft liegen.
Was ist ein papierloses Büro?
Selbst erklärend ist mit einem papierlosen Büro ein Büro gemeint, in dem auf Papier verzichtet wird. Das heißt aber nicht nur, dass man auf überflüssige Ausdrucke und Kopien verzichtet. Die gesamte Kommunikation und alle Abläufe des papierlosen Büros erfolgen digital. Ursprünglich kam die Idee zum papierlosen Büro aus dem Umweltschutz, heutzutage steht für viele Firmen aber vor allem die Kostenersparnis im Vordergrund.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?
Um auf ein papierloses Büro umzusteigen, müssen gewisse technische Voraussetzungen erfüllt werden. So gilt es beispielsweise, die nötige Software anzuschaffen, um die Verwaltung und andere Vorgänge des Büros problemlos digital abwickeln zu können. Auch für die Archivierung auf Festplatten muss ein System geschaffen werden.
Ein komplett papierloses Büro verzichtet im Übrigen sogar auf Unterschriften jedweder Art und ersetzt diese durch rechtsgültige elektronische Unterschriften. Auch dafür müssen entsprechende Tools genutzt werden.
Zu guter Letzt muss ein papierloses Büro über entsprechende Scanner o.ä. verfügen, um Dokumente, die doch in Papierform ankommen, digitalisieren zu können.
Was bringt eine Umstellung?
Zum einen sorgt ein papierloses Büro für eine große Einsparung bei den Kosten, aber die Vorteile gehen darüber hinaus. So ermöglicht ein papierloses Büro außerdem eine größere Mobilität, da mit dem entsprechenden Endgerät und Netzzugang von jedem Ort aus gearbeitet werden kann. So kann ein Homeoffice einfacher etabliert werden oder mehrere Mitarbeiter können an demselben Projekt gleichzeitig arbeiten.
Wer ein entsprechendes Dokumentenmanagement, wie z.B. DMS Software Doxis4 von Ser.de, nutzt, findet Informationen außerdem viel schneller, was ein deutlicher Wettbewerbsvorteil sein kann. Auch Kommunikationswege können durch digitale Möglichkeiten deutlich vereinfacht werden. Ein Nachteil des papierlosen Büro ist, dass es nicht automatisch die Umwelt schützt.
Gesteigerte Energiekosten, sowie die Herstellung und Entsorgung der Geräte können die Umwelt genauso belasten. Außerdem erschweren technische Neuerungen die Verwaltung von digitalen Archiven – die Vergangenheit hat das mit der Entwicklung von der Diskette, zur CD und schließlich zur Festplatte gezeigt.
Für viele ist schließlich auch die Vorstellung eines komplett papierlosen Büros schwierig, da sie nicht über die nötigen Kenntnisse verfügen oder alte Verhaltensmuster nicht durchbrechen können.
Fazit
Trotz diverser Schwierigkeiten bei der Umrüstung auf ein papierloses Büro ist dies ein Trend, der uns auch weiterhin beschäftigen wird. Durch die neue Technik sind viele Büros bereits weitaus papierloser als vor einigen Jahren, jedoch sollte aus verschiedenen Gründen komplett auf Papier verzichtet werden, da die neue Technik es uns immer leichter macht.